Dans les bureaux «sans papier» où j’évolue, mon carnet de note et la manière dont je l’utilise étonne parfois. Le système Bullet Journal dont je parle plus bas est, semble-t-il, moins répandu que je le pensais. C’est une méthode d’organisation qui m’aide beaucoup au quotidien, au bureau comme à la maison. Peut-être pourra-t-elle vous servir aussi…
Pourquoi prendre un carnet?
J’essaie régulièrement de m’adapter au bureau «sans papier». On me prête un Mac, en ce moment, alors j’ai encore récemment tenté de tout faire dans «Notes» en dactylographiant avec la police Menlo. Oh-oh. Mais quelle que soit la police ou les outils numériques mis à ma disposition, je ne parviens jamais à proscrire totalement les notes manuscrites.
Dès que les projets et les tâches commencent à s’accumuler, l’expérience m’a appris à revenir aux outils et aux méthodes ayant fait leurs preuves. Papier et stylo.
Les feuilles volantes ont tendances à se multiplier sans cesse, se couvrir de gribouillages, se perdre, etc. Les classeurs permettent de mettre les feuilles ensembles et d’en changer l’ordre mais ils sont volumineux et lourds. Ce n’est pas très adapté aux modalités hybrides du travail contemporaines où l’essentiel de notre matériel doit tenir dans un sac à dos.
Je me souviens qu’à une époque, j’utilisais un Hipster PDA soit un ensemble de bristols A6 et de séparateurs en carton maintenu ensemble par une broche en métal. Cette méthode inventée ou popularisée par Merlin Mann est très efficace lorsque le fait de ne pas pouvoir réordonner les pages de vos carnets vous cause des soucis.
Le carnet A5, lui, offre plus de place. Il peut être acheté prêt à l’emploi. De plus, il est relativement compact et ne devient pas plus encombrant avec le temps. D’une part, mes notes y sont (généralement) propres et soignées. Elles restent ensembles. Et, d’autre part, les pages d’un carnet A5 sont un canevas idéal pour réfléchir et planifier sans contrainte.
Capturer toutes les tâches
Les tâches naissent de multiples façons. Certaines tâches découlent d’emails, d’autres encore émergent en réunion et se retrouvent dans mes notes. Chacun de ces endroits sont ce que David Allen, inventeur de la méthode «Getting Things Done», appelle des in-baskets. Il s’agit de traiter les informations qui entrent par ces canaux, de décider quelles actions entreprendre et dans quel ordre. Ensuite, certaines tâches peuvent entrer dans le logiciel de gestion de projet partagé. D’autres ont une granularité trop fine pour y être ajoutées. Mon carnet me permet de capturer toutes les tâches, au niveau de granularité qui me convient. Sans en laisser échapper une seule.
Évidemment, un carnet seul ne permet pas d’arriver à un tel résultat. Je me sers de la méthode appelée Bullet Journal ou BuJo pour tirer le meilleur parti de mes carnets. Cette méthode d’organisation mise au point par Ryder Carroll, un designer de produits numériques vivant à Brooklyn, New York est souple et adaptable à toutes les situations.
Les éléments de mon Bullet Journal
Je vous conseille de prendre un carnet A5 aux pages numérotées. Si vous souhaitez vous lancer, procurez-vous un Leuchtturm1917. Personnellement, je préfère la version pointillée qui offre un bon compromis entre les petits carreaux et les pages entièrement blanches. Le Leuchtturm1917 est moins cher qu’un Moleskine et reste de très bonne facture.
L’index
Je réserve un certain nombre de pages au début ou à la fin pour la constitution d’un index. Cela permet de retrouver vos notes plus simplement. Les carnets Leuchtturm1917 ont des pages déjà réservées à cet effet.
De plus, pour ne pas se perdre dans le carnet, je fais fréquemment des renvois entre les pages traitant du même sujet. Cela permet de contourner toutes les difficultés créées par le fait qu’on ne puisse pas changer l’ordre des pages.
La liste des projets
La liste maîtresse est la liste de tous les projets dans lesquels j’interviens. J’utilise une définition très large du mot «projet» proposée par David Allen: toute tâche qui nécessite plus d’une seule action est déjà un projet.
Les listes de tâches
Comme leur nom l’indique, il s’agit de listes des tâches à accomplir. Il peut en exister des mensuelles, hebdomadaires ou journalières.
Le future log
Au début de l’année, où au commencement d’un nouveau carnet, je réserve quatre pages pour faire un calendrier. Chaque page est coupée en 3 sections égales. Chaque section représente un mois. J’y mets les échéances importantes et les tâches que j’aurai à accomplir durant un mois spécifique.
Le même format de calendrier peut d’ailleurs aussi servir pour planifier un calendrier éditorial pour un site web ou des comptes de réseaux sociaux.
Les puces (ou bullets)
Il existe aussi tout un système de symboles utilisés pour différencier les éléments de listes (tâches, événements, rendez-vous, pensées). Vous pourrez trouver l’explication complète de ces puces en français dans le guide Bullet Journal de Everlaab. Même si elles donnent leur nom à tout le système, personnellement, je les utilise très peu.
Les actions récurrentes pour garder son Bullet Journal au top
Après chaque réunion, je revois mes notes pour y dénicher toutes les actions à entreprendre et les recopier dans ma liste de tâches.
Chaque fin de semaine, je revoie la liste des projets. Pour chaque projet, je m’assure que je suis au clair sur la manière de le faire avancer et j’inscris la prochaine action à entreprendre dans la liste des tâches pour la semaine suivante.
Chaque début de mois, je transfère les tâches encore ouvertes et celles du calendrier future log sur la liste des tâches de ce mois.
Le Bullet Journal comme manifestation physique de l’organisation
Un Bullet Journal bien tenu a aussi comme avantage d’être un signe extérieur d’organisation et de rigueur intellectuelle. Des notes écrites avec soin et structure, des passages soulignés à la règle… tout cela donne une impression de sérieux et inspire confiance. Bien sûr, cette impression n’est utile que lorsque des résultats concrets sont visibles en dehors du carnet.
Pour nous, travaill∙eur∙euse∙s du monde du numérique, dont la productivité reste souvent confinée dans des systèmes de symboles et dans le royaume des abstractions, mettre une coche ✔ à côté d’une tâche accomplie est toujours très agréable. Le faire dans un carnet permet de détourner les yeux de son écran quelques instants entre les tâches. C’est appréciable.
A la fin de la journée, de la semaine ou du mois, on peut voir et toucher les progrès accomplis. En passant le bout des doigts sur une page bien travaillée, on sent les bosses et les creux fait par la pointe du stylo-bille. A mesure que l’encre sèche et que les fibres du papier reprennent leur place, la sensation offerte en caressant la page change.
