The headache of staff profile pages

Team member profiles or biographies can be found on many organisation’s sites. For most of them, employees are the best resource and, also, the best ambassadors. A college, for example, must have visible teaching staff members to attract students and funders as well.

Worth it?

There are, obviously, exceptions. A few companies like Brain Traffic or Mule Design (who instead put forth their writing) have dispensed with this section of their site entirely. Maybe their communications strategy focuses on their methods and brand rather than on the specific people working there. Maybe they realise what a mess biographies can become. Maybe both. It always pays to ask if a section of your website is worth having and maintaining.

Let’s say you decide it is worth the investment. Keep in mind that all content is political. Any discussions about content can surface power struggles in the organisation. Managing biographies even more so because the self-representation needs of the employees will clash with the organisation’s agenda.

Lots of organisations just give up on having difficult conversations and they’ll leave the content up to the person being profiled.

The mess

If employees end up being responsible for their own profile pages, messes can be very costly. Quite often, in huge organisations encouraging collaboration and transdisciplinarity, people will have many profiles across different departments and teams.

Every change has to be made multiple times — most probably through people who have direct access to the CMS. Often, they’re different people in each department. This operation therefore has to be repeated multiple times. That is a horrible waste of everyone’s time and focus. It creates a lot of frustration too. People put it off for as long as possible and, in the meantime, profiles get out-of-date and out of sync with their other ones.

Sorting it

The whole organisation can benefit from having standards around voice and tone, length and even which topics are discussed and which aren’t in these biographical sections. For example, few people always insist on giving the number of their children on their profiles.

Can employees represent themselves with complete freedom on their employers’ website? Do employees get to decide which photo they want on their profiles without any guidelines?

It pays to have these conversations and put standards in place especially if the employees are represented as ambassadors for the business and their presence has to serve clear business goals. Having clarity and consistency in the biographical section of the website projects a coherent image of the team. It is achievable if you define a clear purpose for this section as well as communicate this purpose clearly to team members.

 

Quand le contenu arrive en dernier

Dans cette histoire de «Clients From Hell», un client envoie la version finale du contenu à son développeur web pour qu’il l’incorpore au site. Le développeur remarque que le texte contient l’adresse e-mail d’un compétiteur en lieu et place de celle de son client. Celui-ci admet sans peine ni honte qu’il a copié-collé du texte depuis le site d’un autre. Et il demande au développeur de changer l’adresse avant de mettre le site en ligne.

Cette indélicatesse du client est répréhensible, bien sûr. Cependant, comme dans beaucoup d’histoires publiées sur ce site, la responsabilité du développeur/designer est à prendre en considération. Dans l’idéal, un professionnel du web devrait être à même d’accompagner son client et de lui expliquer comment développer son propre contenu et le livrer dans les délais. Même si le contenu vient en dernier, des discussions concernant le contenu devraient avoir lieu au début du projet et, plusieurs fois, on devrait faire le point sur l’avancement des travaux dévolus au client — notamment concernant le contenu.

Le client ne traverse pas le processus de design régulièrement. Pour les designers expérimentés, certaines choses sont évidentes. Pourtant, la plupart des clients ne sont pas spécialistes du design. Ils apportent leur expertise sur leurs propres activités et guident leur prestataire de service à travers leur monde. Les professionnels du web devraient faire de même en ce qui concerne la gestion de projet. Et les projets web sont très souvent des projets éditoriaux.

Les considérations techniques sont prenantes et éclipsent souvent les considérations de substance. On préfère laisser la responsabilité des textes, images et autres entièrement au client. Malheureusement, il doit faire tourner son propre business et, sans réel accompagnement, il écrira ses textes de travers ou, pire, aura recours à des expédients comme le copier-coller.

L’écriture et l’illustration pour le web sont un domaine de compétence à part entière. Le processus de création du contenu fait partie du design. Y apporter du soin permet d’assurer une expérience utilisateur encore meilleure. S’il ne vous est pas possible d’accompagner les clients dans ce processus, agrandissez votre équipe et prenez un stratège de contenu. Nous sommes là, entre autres, pour ça.

Retirez-vous parfois certains billets?

Dimanche! Comme le dit Mlle Cassis, c’est «récré et interdit de bloguer». Pourtant, j’ai pris l’engagement de continuer et je me sens comme un écolier qui doit finir sa composition pour lundi. Je me console en me disant que les billets sans vraiment de fil conducteur ni vraiment d’utilité pourront être retirés durant un prochain nettoyage de printemps mais en attendant, je dois publier quelque chose.

Ceci m’amène à une question intéressante, retirer des billets: est-ce une violation du pacte de lecture d’un blog? Est-ce judicieux et utile?

Au fil de mes périgrinations innombrables dans la blogosphère, je n’ai pas souvent trouvé de blogueurs ou de blogeuses qui disent ouvertement retirer des billets de la circulation. Une fois, dans un blog arrêté et laissé sur le web pour la postérité, la maîtresse des lieux avait fait une petite purge et l’avait annoncée. C’était en 2005, la dame a peut-être décidé de le fermer depuis. Dans tous les cas, je ne le retrouve plus. Mais cela ne veut pas dire qu’il n’est plus en ligne.

On ne peut pas espérer éradiquer quelque chose du net. Google met des pages en cache, archive.org et la «Wayback Machine» les sauvent pour la postérité. Certains visiteurs ont peut-être des copies sur leurs machines. Si une page a été en ligne, il est probable qu’elle soit encore disponible sous une forme ou sous une autre.

Entre cette réalité de base et le fait que «les URLs cools ne changent pas» selon l’adage, on peut se demander pourquoi faire un nettoyage de printemps? Les anciens billets se bonifient souvent avec le temps en attirant des liens entrants. Pourtant, il est nécessaire de se pencher sur ses archives de temps en temps. En les inventoriant au moins partiellement. On tombera inévitablement sur des billets gênants, trop mal écrits, dont le contenu est repris dans d’autres plus récents et meilleurs.

Dans ces cas, éliminer certains billets me semble légitime. Je me réserve cette option. Je me demande pourtant ce que les autres blogueurs en pensent — notamment ceux du challenge «10 Days Back To Blogging». Qu’en pensez-vous?

À quoi sert le «story-telling» ?

Le fait de raconter ou le «story-telling» comme disent les anglosaxons renferme un pouvoir colossal. De bonnes histoires captent l’attention et embrasent l’imagination. Les bonnes histoires sont légions — notamment dans les livres de fiction et les séries télévisées. Mais, les histoires peuvent aussi avoir des buts totalement deconnectés de l’esthétique et du divertissement comme, par exemple, dans les affaires où elles poussent les gens à l’action: qu’il s’agisse d’achats ou autres.

Les histoires sont des outils très puissants dans la rhétorique car elles court-circuitent les objections. Par exemple, si vous regardez un James Bond sans vous impliquer dans l’histoire, vous remarquerez pleins de petites incohérences dans le scénario; sans parler des inévitables problèmes de montage. Mais l’action est si prenante et rapide que la plupart des spectateurs ne remarquent jamais les petites imperfections. Ils passent un bon moment et ressentent une forme de plaisir esthétique.

Les histoires peuvent servir à beaucoup d’autres choses. Une histoire — à elle seule — peut être le pivot d’une campagne visant à asseoir un nouveau pouvoir. Ainsi, la Tapisserie de Bayeux est justement un instrument narratif. Son but est de faire accepter la légitimité de la conquête normande de l’Angleterre de 1066. Elle justifie la conquête en présentant Harold Godwinson comme un parjure. En effet, Harold a prêté serment de soutenir Guillaume le Conquérant à la succession du trône. Revenant sur sa parole, il accepte de monter lui-même sur le trône. Pour cette raison, Guillaume conquiert l’Angleterre par les armes.

Cette tapisserie parvient à transmettre clairment ce message aux fidèles — souvent analphabètes à l’époque — qui viennent se recueillir à la cathédrale de Bayeux. Un tour de force!

Le «story-telling» est une vieille discipline, finalement. Pourtant, la construction d’une histoire efficace est tout sauf évidente. Et l’aide d’un professionnel ayant étudié le sujet — moi, par exemple — est d’une grande aide pour toucher les gens et les convaincre d’adopter un nouveau roi, un nouveau produit ou un nouveau comportement.

Publier ou ne pas publier?

Avec les médias sociaux qui coulent en permanence comme des rivières et réclament constamment des contenus frais, la nouveauté et l’actualité semblent être devenues des valeurs maîtresses. Il pourrait sembler que celui ou celle qui n’arrête jamais de publier des articles et de les annoncer sur les réseaux sociaux reste en tête de la course.

Cela semble vrai quel que soit la qualité des contenus. Même si seule une petite partie de la production sort vraiment du lot, les gens liront, passeront à leurs amis et retiendront celle-là. Les contenus de moindre qualité, eux, seront simplement ignorés.

Rien ne fait jamais l’unanimité et publier régulièrement demande une certaine dose de décontraction. Mais ce raisonnement ne tient vraiment la route que si l’on se donne tous les moyens de réussir et que l’on reste exigeant avec soi. Plus que jamais la qualité est importante.

Écrire des textes, filmer des vidéos, enregistrer des podcasts, puis les éditer convenablement prend un temps considérable. Ce temps est un investissement qu’il faut éviter de prendre trop à la légère. Bien sûr, quand on débute, il vaut la peine de tolérer ses propres défauts pendant qu’on travaille à devenir bon.

Par la suite, il importe de savoir ce qu’on publie et pour qui. Les crawlers de Google ne devraient vraiment pas être votre premier public cible. Jamais. Avec la mise à jour «Panda» des algorithmes de Google, entre autres facteurs, même les plus gros éditeurs de contenus à la qualité discutable se mettent à changer leurs pratiques.

Les perfectionnistes — dont je fais partie — doivent abaisser leurs exigences envers eux-mêmes juste assez pour ne pas se laisser paralyser. C’est pour cette raison que je me suis engagé auprès d’autres blogueurs à publier 10 billets en 10 jours dans ce défi à l’initiative de Stéphanie Booth.

D’un côté, se montrer, faire valoir ses compétences et forger ses idées est trop important pour ne pas s’engager en ligne. D’un autre côté, publier des contenus de mauvaise qualité peut avoir des conséquences fâcheuses sur la réputation. Se forcer à publier est un bon moyen de trouver le juste milieu, j’espère.